รายงานจาก Adobe Sign ระบุว่ามีจำนวน e-Sign เพิ่มขึ้น 17 เท่าในช่วงสองปีที่ผ่านมา ขณะที่พนักงานเผยว่าการปรับการใช้ภาษาที่เปิดกว้างในสัญญาจะช่วยลดความเหลื่อมล้ำ และเพิ่มโอกาสให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม

ในยุคที่ต้อง WFH และการทำงานแบบไฮบริด วิธีที่เราจัดการเวิร์คโหลดและทำงานกับเพื่อนร่วมงานผ่านระบบดิจิทัลในแต่ละวันนับเป็นเครื่องบ่งชี้ที่สำคัญชองสภาพแวดล้อมในออฟฟิศ เวิร์คสเปซในปัจจุบันได้ลดบทบาทการสื่อสารแบบพบเจอกัน และใช้เวิร์กโฟลว์เสมือนจริงเพื่อเพิ่มศักยภาพและสร้างสัมพันธภาพกับทีมงานมากขึ้น เช่นเดียวกันกับในโลกของเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-signature) ได้กลายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรธุรกิจ โดยรายงานจาก Adobe Sign พบว่าสัญญาที่มีการเซ็นชื่อรับรองแบบดิจิทัลมีจำนวนเพิ่มขึ้นถึง 17 เท่าในช่วงสองปีที่ผ่านมา

ในการสำรวจวัฒนธรรมการติดต่อประสานงานผ่านระบบดิจิทัล อะโดบีได้สำรวจความเห็นของพนักงานในองค์กร 1,400 คนในสหรัฐฯ สหราชอาณาจักร และออสเตรเลีย เพื่อศึกษาถึงข้อดีและข้อเสียของข้อตกลงดิจิทัล  คำตอบที่ได้รับเผยให้เห็นถึงโอกาสในการลดความเหลื่อมล้ำและปรับใช้แนวทางที่รองรับการเข้าถึงของคนทุกกลุ่มในการมีส่วนร่วมผ่านทางดิจิทัลในออฟฟิศ

อุปสรรคในการจัดการข้อตกลงหรือสัญญา

จากการสำรวจพบว่า ข้อตกลงดิจิทัลนับเป็นกลไกที่รองรับการมีส่วนร่วมของพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะการรับรองแต่ละครั้งต้องให้พนักงาน 3-4 คนเซ็นชื่อรับรอง และยังสามารถเชิญให้คนอื่นๆ ที่มีมุมมองหลากหลายมากขึ้นมาเข้าร่วมในกระบวนการนี้  พนักงานที่เป็นผู้ชาย (88 เปอร์เซ็นต์) มีแนวโน้มที่จะเป็นผู้เซ็นเอกสารที่จำเป็นมากกว่าผู้หญิง (82 เปอร์เซ็นต์) และมักจะเป็นผู้เซ็นชื่อรับรองเอกสารหรือข้อตกลงในขั้นตอนสุดท้ายมากกว่าผู้หญิงเช่นกัน (75 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 61 เปอร์เซ็นต์)

นอกจากนี้ การรับทราบข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานก็เป็นปัญหาท้าทายสำหรับพนักงานที่เป็นผู้หญิงและชนกลุ่มน้อย*  โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานมักจะต้องใช้เวลาราว 83 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น โดยจะต้องมีการติดตามให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์ชื่อโดยเฉลี่ย 3 ครั้ง และใช้เวลา 8 วันในการสรุปข้อตกลงจนเสร็จสมบูรณ์  พนักงานที่เป็นผู้หญิงระบุว่าโดยเฉลี่ยแล้วพวกเธอใช้เวลามากกว่าผู้ชาย 27 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น และในสหรัฐฯ พนักงานที่เป็นชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาส* ต้องใช้เวลามากกว่าพนักงานทั่วไปราว 6 นาทีในการรวบรวมลายเซ็น

องค์กรสามารถปรับปรุงความเสมอภาคในกรณีเช่นนี้ได้ด้วยการกำหนดนโยบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับความหลากหลาย ความเท่าเทียม และการอยู่ร่วมกัน (Diversity, Equity and Inclusion – DEI)  แม้ว่าพนักงานสองในสามคนได้เซ็นชื่อในข้อตกลงว่าด้วยกฎระเบียบในสถานที่ทำงานแล้ว แต่มีเพียงครึ่งหนึ่งเท่านั้นที่ได้เซ็นชื่อในนโยบายว่าด้วยการไม่เลือกปฏิบัติหรือ DEI  ผู้ตอบแบบสอบถามรายหนึ่งระบุว่า “เราควรจะคำนึงถึงคนที่เซ็นสัญญาและวัฒนธรรมของเขา ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงและไม่สอดคล้องกับนโยบายนั้นๆ”

ปรับปรุงการใช้ภาษาในสัญญาเพื่อรองรับคนทุกกลุ่มอย่างเหมาะสม

แง่มุมด้านลบของวัฒนธรรมในสถานที่ทำงานนอกจากจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงานและการประสานงานร่วมกันแล้ว ยังครอบคลุมไปถึงภาษาที่ใช้ โดยพนักงานกว่าหนึ่งในสามพบว่ามีการใช้ภาษาที่อ้างอิงถึงเพศสถานะเพียงสองเพศเท่านั้นในข้อตกลงดิจิทัลที่ใช้ในสถานที่ทำงาน  นอกจากนั้น 25 เปอร์เซ็นต์พบว่ามีช่องกรอกข้อมูลหรือตัวเลือกที่จำกัดในการระบุถึงคุณสมบัติของพนักงาน เช่น เชื้อชาติ ชาติพันธุ์ เพศสถานะ ความเชื่อทางศาสนา เพศวิถี สมรรถภาพ หรือความพิการ

พนักงานบางกลุ่ม (16 เปอร์เซ็นต์) เคยพบเห็นการใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสม ล้าสมัย หรือไม่ถูกต้องในช่องกรอกคุณสมบัติ ในสหรัฐฯ พนักงานที่เป็นชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาสพบว่ามีตัวเลือกหรือช่องกรอกข้อมูลที่จำกัด (31 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 23 เปอร์เซ็นต์) หรือภาษาที่ไม่ถูกต้อง (23 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 12 เปอร์เซ็นต์) ในข้อตกลงดิจิทัลมากกว่า เมื่อเทียบกับพนักงานที่ไม่ได้เป็นชนกลุ่มน้อย

ทุกวันนี้บุคลากรอยากเห็นการเปลี่ยนแปลง โดยกว่าครึ่งหนึ่งต้องการให้มีตัวเลือกเพิ่มมากขึ้นสำหรับการระบุตัวตนอย่างแท้จริง หรือลดการใช้ภาษาที่จำกัดอยู่เพียงสองเพศ  ผู้ตอบแบบสอบถามคนหนึ่งกล่าวว่า “โลกของเรากำลังเปลี่ยนแปลง และบริษัทของเราก็เห็นด้วยกับการแสดงออกซึ่งตัวตนที่แท้จริงในที่ทำงาน  การใช้ภาษาที่ลดคำจำกัดความหรือไม่มุ่งเน้นเฉพาะเพศสองเพศจะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองได้รับการยอมรับและสนับสนุนเพิ่มมากขึ้น”

นอกจากนี้ พนักงานองค์กรยังต้องการตัวเลือกเพิ่มเติมในการยกเลิกข้อตกลงดิจิทัล หากว่าข้อตกลงนั้นไม่สอดคล้องกับมุมมองทางการเมือง (42 เปอร์เซ็นต์) หรือความเชื่อทางศาสนา (41 เปอร์เซ็นต์) ของพนักงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ชายต้องการโอกาสในการยกเลิกข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการเมืองมากกว่าผู้หญิง (44 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 39 เปอร์เซ็นต์) และศาสนา (45 เปอร์เซ็นต์ เทียบกับ 36 เปอร์เซ็นต์)

ผู้ตอบแบบสอบถามคนหนึ่งกล่าวว่า “ถ้าผมตรวจสอบเอกสารที่จะต้องเซ็น และพบว่ามีบางอย่างที่อาจทำให้ผมหรือคนอื่นๆ ในบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยง ผมก็ควรจะมีสิทธิ์ยกเลิกข้อตกลงดังกล่าว”

เสริมสร้างสภาพแวดล้อมดิจิทัลที่รองรับการมีส่วนร่วมของทุกคน

พนักงานกว่า 80 เปอร์เซ็นต์รู้สึกว่าข้อตกลงดิจิทัลช่วยให้พวกเขาทำงานได้ทันตามกำหนดเวลาและบรรลุเป้าหมายการทำงาน สามารถโฟกัสงานสำคัญๆ และมีอิสระ พึ่งพาตนเองได้มากขึ้น  พนักงานส่วนใหญ่ต้องการที่จะเซ็นข้อตกลงในรูปแบบดิจิทัลภายหลังสถานการณ์โควิด-19 สิ้นสุดลง แม้กระทั่งเอกสารส่วนบุคคล เช่น ข้อตกลงการดูแลบุตร (64 เปอร์เซ็นต์) หรือเอกสารที่เกี่ยวกับสุขภาพ (63 เปอร์เซ็นต์)  ในระบบของ Adobe Sign พบว่า 69 เปอร์เซ็นต์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกเซ็นภายในหนึ่งวัน และโดยเฉลี่ยแล้วใช้เพียง 1.5 ลายเซ็นเท่านั้นในทวีปอเมริกา

แม้ว่าข้อตกลงดิจิทัลมีประโยชน์อย่างมาก แต่องค์กรต่างๆ ก็ยังมีโอกาสที่จะปรับปรุงการใช้ภาษาในข้อตกลงหรือสัญญาและกระบวนการให้ทันสมัยมากขึ้น เพื่อยกเลิกการใช้คำศัพท์ที่ล้าสมัยและสื่อถึงอคติในบางแง่มุม  นอกเหนือจากการอบรมให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านี้แล้ว ยังมีอีกหลายวิธีที่องค์กรจะสามารถปรับปรุงวิธีการจัดทำข้อตกลงทางธุรกิจให้สอดรับกับยุคสมัยที่เปลี่ยนไปมากขึ้น:

• ใช้ภาษาที่ไม่มีการระบุเพศอย่างเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น ใช้คำว่า “Board Member” แทนคำว่า “Chairman” และระวังคำที่อาจสื่อความหมายถึงเพศใดเพศหนึ่ง เช่น “คุณครูแบ่งผลไม้ของเธอให้เด็กนักเรียน”

• ใช้คำสรรพนามที่เป็นกลางหรือตามที่บุคคลนั้นต้องการ เพื่อระบุถึงผู้เข้าร่วมโดยไม่บ่งบอกเพศสถานะ  ตรวจสอบลายเซ็นอีเมลของผู้เข้าร่วม ซึ่งน่าจะบอกถึงความต้องการของบุคคลนั้น แต่ถ้าไม่มีข้อมูลในส่วนนี้ ก็ควรใช้สรรพนามที่เป็นกลาง เช่น เขา พวกเขา หรือตนเอง ตัวอย่างประโยคเช่น “ผู้เข้าร่วมเซ็นชื่อของตนเอง”

• ใช้ภาษาที่เหมาะสม เมื่อกล่าวถึงบุคคล เช่น การระบุตัวบุคคลก่อนคุณลักษณะเฉพาะ ตัวอย่างเช่น อาจใช้คำว่า“บุคคลที่มีความพิการ” แทนคำว่า “ผู้พิการ” แต่ก็ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละบุคคล ทางที่ดีควรจะสอบถามจากบุคคลนั้นโดยตรง แต่หากไม่สามารถสอบถามได้ ก็อาจเลือกใช้คำแทนกันได้ตามความเหมาะสม

• ใส่ตัวเลือกเพิ่มเติม เพื่อให้ข้อตกลงครอบคลุมคนทุกกลุ่มมากขึ้น ควรจะพิจารณาเหตุผลและวิธีการในการถามคำถามด้านประชากรศาสตร์ โดยคำนึงถึงความหลากหลายของผู้เข้าร่วม และระบุแนวทางที่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถระบุตัวตนได้อย่างเหมาะสม  ตัวอย่างเช่น การมีเฉพาะตัวเลือกเพศชายและเพศหญิงในแบบฟอร์มไม่รองรับการระบุตัวตนของคนข้ามเพศ (Transgender) ในกรณีนี้ควรเพิ่มตัวเลือก “อื่นๆ” ซึ่งจะเปิดโอกาสให้พนักงานเขียนข้อความระบุตัวตนได้ตามต้องการ  ก่อนที่จะขอให้ผู้ตอบคำถามตรวจสอบยืนยันข้อมูลด้านประชากรศาสตร์ของตนเอง ขั้นแรกควรอธิบายเหตุผลที่จำเป็นต้องเก็บรวบรวมรายละเอียดดังกล่าว เพื่อให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกสบายใจมากขึ้น

• ตรวจสอบว่าเอกสารดิจิทัลรองรับการเข้าถึงอย่างง่ายดาย นั่นหมายความว่าพนักงานที่มีความพิการสามารถเข้าถึง อ่าน ใช้งาน และเซ็นชื่อในเอกสารและแบบฟอร์มต่างๆ ในหลายๆ ภาษา โดยคุณควรเริ่มต้นจากการตรวจสอบเครื่องมือดิจิทัลที่ใช้ในกระบวนการจัดการเอกสาร และระบุว่ามีฟีเจอร์การเข้าถึง (Accessibility) ฟีเจอร์ใดบ้างที่พร้อมใช้งานหรือขาดหายไป

องค์กรธุรกิจกำลังพัฒนาไปสู่เวิร์คสเปซที่มุ่งเน้นดิจิทัลเป็นหลัก แต่ก็ยังมีบางแง่มุมที่ควรจะปรับปรุงให้ทันสมัยนอกเหนือไปจากเรื่องของเทคโนโลยี  การเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงตัวตนอย่างแท้จริงมากขึ้น และการกำหนดแนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมสำหรับการทำงานร่วมกันผ่านระบบดิจิทัล จะช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถเติบโตอย่างต่อเนื่องไปพร้อมๆ กับองค์กร

*ชนกลุ่มน้อยที่ด้อยโอกาส (Underrepresented Minorities – URM) ในสหรัฐฯ หมายรวมถึงชาวอเมริกันผิวสี/เชื้อสายแอฟริกา ชาวอเมริกันเชื้อสายละติน ชาวอเมริกันพื้นเมือง ชาวอเมริกันเชื้อสายหมู่เกาะแปซิฟิก และ/หรือชาวอเมริกันที่มีสองเชื้อสายขึ้นไป